社内規程の作成・チェック

「就業規則を作成していないけれど、大丈夫だろうか」
「従業員の勤務態度が悪いので処分したいと思っているが、懲戒に関する規定がないと言われた」
「取引先から個人情報の管理について指示があったので、社員に周知するための規則を作りたい」
「退職した社員が、在職中に知った秘密を口外しないようにしたい」
「会社がある程度大きくなってきたので、組織に関する規程を整備したい」

これらは、法律相談において、事業者の皆様からお伺いする内容の一例です。

会社を立ち上げた頃には、人数が少なく社員間の意思疎通もスムースなため、「社内規程」や「規則」などの必要性はあまり感じないかもしれません。

しかし、事業が軌道に乗り、社員数が増えて会社の規模が大きくなると、今までのような個別の対応は難しくなり、ある程度しっかりとした組織作りを行う必要が出てきます。

従業員数10名以上の場合は就業規則の作成が義務付けられている

えば、会社が常時10名以上の従業員を使用するときには、労働基準法により、就業規則を作成して所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。

また、株式会社の場合には、組織の設計や業務内容等に応じて、取締役会規程、職務権限規程、株式取扱規程、賃金・給与規程、内部監査規程、文書取扱規程など、様々な規程・規則の整備が必要になることがあります。

特に就業規則は、社員の労働条件や職場のルールなど定めるものであり、言い換えれば「社員と会社との間の約束事」に相当するものです。会社が社員を処罰する場合には、原則として就業規則にその根拠を記載しておく必要がありますし、社員に退職後の守秘義務などを負わせるためにも、就業規則やその他の書面での取り決めが必要です。

逆に言えば、これらの手続を行っていない場合には、会社の一存で社員を処分したり、当然に社員の行動を止めることは難しくなるでしょう。

個人情報保護法への対応も必須に

更に、近年では、情報セキュリティの観点から、個人情報(マイナンバー法に基づく特定個人情報を含む。)の慎重な取り扱いについて厳格な管理が求められるようになりました。

従来の法律では、5000人以下の個人情報を取り扱う事業者は規制の対象外とされてきましたが、平成27年の法改正(平成29年5月30日に全面施行)により、全ての事業者が個人情報保護法の規制を受けることになりました。そのため、パソコンで顧客名簿などを作成し、データベース化している事業者であれば、取扱う個人情報の数を問わずに同法を遵守する義務があります。

これらの対応については、市販されている本やインターネットなどで様々な情報が溢れていますが、必ずしも個々の業務に即したアドバイスになっているとは限りません。

中小企業ではなく大企業を念頭に置いているものもあるでしょうし、想定されている業種が異なったり、実際の業務フローとは一致しないケースも考えられます。そのため、ご自身において、ひな型として提供された内容が自社の業務に一致したものなのかを判断する必要がありますが、これには相当の時間と労力がかかるのではないでしょうか。

当事務所では、就業規則、情報管理規程を含む各種社内規程や規則の作成・チェックについて、事業者の皆様から様々なお問い合わせを受けております。

弁護士に相談することにより、実務に即した効果的な規程を整備でき、将来のトラブル防止につながるほか、会社の組織力の強化や取引先からの信頼アップなどの効果も期待されますので、お気軽にご相談ください。社内規程等の作成は、分量に応じて1通5万円~からお受けしております。

また、自社で作成した規程等のチェックをご希望される場合には、量や複雑さにもよりますが、法律相談(30分5,400円)において内容を確認し、改善点の有無などを簡単にお伝えすることもできます。

相談中に重大な問題点やリスクが判明したときは、次のステップとして、本格的なリーガルチェックや規程等の修正に移行することもできますので、まずは入り口としてご利用ください。

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